Aanvraag tot erkenning indienen
Studentenorganisaties kunnen een aanvraag tot erkenning door SOVEhB indienen en subsidies ontvangen.
Neem contact op met Ben Van Beeck, ben@sovehb.be, 02/526.85.04
Om in aanmerking te komen, moet de studentenorganisatie:
- hoofdzakelijk bestaan uit studenten,
- haar activiteiten openstellen voor alle studenten van de Erasmushogeschool Brussel,
- actief zijn op sportief, cultureel, sociaal en/of academisch vlak,
- de pluralistische geest van de hogeschool respecteren,
- op verzoek van SOVEhB vzw inzage verlenen in de werking, statuten, financiën en activiteitenkalender.
Helemaal onderaan vind je de volledige criteria en procedures zoals vastgelegd door de raad van bestuur.
Toegekende subsidies factureren
De studentenorganisaties kunnen om hun subsidie te ontvangen een factuur sturen naar:
SOVEhB vzw
A. Dansaertstraat 101
1000 Brussel
De gehandtekende factuur mag ook ingescand worden en gemaild worden naar dirkdb@sovehb.be
Een factuur moet de volgende elementen bevatten:
- het woord "factuur"
- het facturatieadres van SOVEhB: SOVEhB vzw, A. Dansaertstraat 101, 1000 Brussel
- het BTW-nummer van SOVEhB: BTW BE0457 684 503
- de naam en contactgegevens van de studentenorganisatie
- de naam en contactgegevens van de persoon die voor de feitelijke vereniging optreedt
- het toegekende bedrag
- het rekeningnummer
- de rekeninghouder
- de vermelding "ondersteuning studentenorganisaties"
- een omschrijving van de activiteit en de besteding van het geld
- logo van de studentenorganisatie (optioneel)
- kopies van facturen en uitgaven (indien mogelijk zeer graag)
Studentenorganisaties: criteria en procedures
Op basis van
- de missie van vzw SOVEhB en de opdracht van de overheid,
- de eigenheid van de studentenpopulatie anno 2008,
- de bestaande werking van de studentenorganisaties,
- de bestaande werking van SOVEhB inzake ondersteuning van studentenorganisaties,
beslist vzw SOVEhB de volgende definities, criteria en procedures in het kader van de ondersteuning van studentenorganisaties vast te leggen.
Definitie
Een studentenorganisatie is een door vzw SOVEhB erkende structurele of projectmatige samenwerking van studenten voor studenten op sportief, cultureel, sociaal en/of academisch vlak.
Criteria voor erkenning
de studentenorganisatie moet aan alle van de volgende criteria voldoen:
- hoofdzakelijk bestaan uit studenten,
- haar activiteiten openstellen voor alle studenten van de Erasmushogeschool Brussel,
- actief zijn op sportief, cultureel, sociaal en/of academisch vlak,
- de pluralistische geest van de hogeschool respecteren,
- op verzoek van SOVEhB vzw inzage verlenen in de werking, statuten, financiën en activiteitenkalender.
Een samenwerking van studenten wordt beschouwd als structureel, indien:
- deze gestructureerd is in de vorm van een feitelijke vereniging, vzw, lokale deelwerking van een overkoepelende organisatie of als officieel orgaan van de hogeschool,
- de werking meerdere academiejaren betreft,
- de werking blijk geeft van een jaarlijkse in- en uitstroom van studenten.
Een samenwerking van studenten wordt beschouwd als projectmatig, indien deze tijdelijk is in het kader van een project in opdracht van of met de goedkeuring van vzw SOVEhB.
Procedure voor erkenning
Studentenorganisaties kunnen hun aanvraag tot erkenning indienen via de website van vzw SOVEhB. Deze erkenning is jaarlijks te herzien in aanloop naar het nieuwe academiejaar. Een studentenorganisatie is erkend als ze in de door de raad van bestuur goedgekeurde wijziging van het beleidsplan of jaarverslag vermeld staat.
Voorwaarden voor subsidies
Een structurele studentenorganisatie kan een jaarlijks werkingsbedrag ontvangen, indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- de studentenorganisatie staat vermeld in het beleidsplan van vzw SOVEhB,
- SOVEhB stemt in om dit jaarlijks werkingsbedrag toe te kennen,
- het werkingsbedrag is ingeschreven in de begroting,
- de studentenorganisatie richt voor 31 december van het jaar waarvoor het bedrag is toegekend een factuur naar vzw SOVEhB met de vermelding "ondersteuning werking studentenorganisatie" en een omschrijving van de bestemming van de middelen.
In ruil voor deze subsidie verbindt de studentenorganisatie zich ertoe SOVEhB op verzoek de nodige bewijsstukken van uitgaven voor te leggen en om SOVEhB op de hoogte te brengen van de activiteiten voor de vijftiende van maand voorafgaand aan de maand waarin de activiteit gepland is.
Een structurele studentenorganisatie kan een sponsoring van een activiteit ontvangen, indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- de studentenorganisatie staat vermeld in het beleidsplan van vzw SOVEhB,
- vzw SOVEhB stemt ermee in om de activiteit te sponsoren.
De studentenorganisatie moet de aanvraag doen voor de vijftiende van de maand voorafgaand aan de maand waarin de activiteit valt en het logo van SOVEhB in de communicatie vermelden.
Een projectmatige studentenorganisatie kan enkel subsidies ontvangen in het kader van het te realiseren project in opdracht van of met de goedkeuring van vzw SOVEhB. Alle betalingen verlopen via vzw SOVEhB, op basis van een door vzw SOVEhB goedgekeurde begroting.
